Wij geven hoge prioriteit aan het waarborgen van jouw privacy. In dit statement leggen we graag GOED uit op welke manier jouw gezondheidsgegevens verzameld worden, wie er toegang heeft tot deze gegevens en wat GOED hier mee doet.

Indien er sprake is van verzuim richten wij ons als arbodienst op de inzetbaarheid van jou als verzuimende medewerker. Hiervoor vinden gesprekken plaats met één van onze inzetbaarheidsdeskundigen. Of je ontvangt een uitnodiging voor een spreekuur bij de bedrijfsarts.

Wij borgen jouw privacy GOED

Om je zo goed mogelijk te kunnen begeleiden van verzuim naar werk is het van belang om jouw (medische) situatie in kaart te brengen. Dat zijn vertrouwelijke gezondheidsgegevens waar wij als arbodienst met grote nauwkeurigheid mee omgaan. Bij jouw begeleiding en re-integratie is GOED de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van jouw gezondheid gegevens in jouw medische verzuimdossier.

In ons privacyreglement hebben wij opgenomen wie welke gezondheidsgegevens in mag zien. Hoe lang deze gegevens worden bewaard en welke veiligheidsmaatregelen er getroffen worden om toegang door onbevoegden te voorkomen.

Welke gezondheidsgegevens worden door GOED vastgelegd in het verzuimregistratiesysteem?

Wij slaan gegevens op van alle medewerkers die in dienst zijn bij onze klanten in ons verzuim registraties systeem. Deze registratie bevat drie categorieën:

  •  stamgegevens over werkgevers (naam, adres, branche, contractnummer)
  •  stamgegevens over medewerkers (NAW-gegevens, geslacht, geboortedatum, personeelsnummer, dienstverbanden,)
  •  gezondheidsgegevens over medewerkers (verzuimmeldingen, medische gegevens, spreekuur verslagen, interventie rapportages)

Om het nog beter te doen kunnen wij in de toekomst alleen jouw gegevens inzien als er sprake is van ziekteverzuim. Dus wij hebben géén toegang tot jouw gegevens als je niet ziek bent.

Er wordt door GOED privacy gevoelige informatie opgeslagen. Niet alleen adressen, telefoonnummers en geboortedata, maar ook (medische) gespreksverslagen en medische informatie van derden. Voor het opvragen van medische informatie bij een huisarts of specialist vragen wij ten alle tijde jouw toestemming met een medische machtiging.
In een periode van verzuim kunnen wij jou meerdere keren verzoeken om zo’n medische machtiging te tekenen om de meest recente medische informatie te kunnen registeren.

Hoe worden mijn gegevens bewaard en wat is de bewaartermijn?

Onze werkwijze is volledig geautomatiseerd. Echter, de meeste medische informatie die wij ontvangen van een huisarts of specialist ontvangen wij per brief. Alle papieren documentatie wordt door ons toegevoegd aan ons verzuimsysteem. Per post ontvangen documenten worden na toevoeging aan ons digitale systeem direct vernietigd.

Om toegang te krijgen tot ons verzuimsysteem is naast een gebruikersnaam en wachtwoord ook een tweede manier van identificeren verplicht. Dat is een code die de gebruiker per sms ontvangt. Het verzuimsysteem voldoet ook aan de andere beveiligingseisen die in de privacy wetgeving zijn neergelegd.

Bij sommige werkgevers zijn de NAW-gegevens en gegevens die betrekking hebben op jouw dienstverband, gekoppeld met het personeelsregistratiesysteem van jouw werkgever. Dit om er samen voor te zorgen dat jouw meest recente gegevens bij ons bekend zijn.

GOED bewaart jouw gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk volgens de aan GOED opgelegde wettelijke bewaartermijn van (minimaal) 15 jaar indien er sprake is van een medisch dossier.

Jouw werkgever heeft een maximale bewaarplicht van 2 jaar.

Wie hebben er toegang tot mijn gegevens?

  1. onze inzetbaarheidsdeskundige en degenen die direct bij de dienstverlening betrokken zijn.
  2. werknemers van GOED die hiervoor een verklaring afgeleid medisch beroepsgeheim hebben ondertekend en o.a. administratieve werkzaamheden uitvoeren.
  3. onze medisch adviseur die in het kader van kwaliteitscontrole dossiers beoordeelt.
  4. jouw leidinggevende en medewerkers van P&O/HR hebben geen toegang tot- en geen inzage in jouw medisch dossier. Een werkgever heeft alleen toegang tot niet-medische gegevens.

Niet elke werknemer van GOED kan jouw gegevens bekijken. Zij hebben enkel inzage in de klanten en de dossiers die aan hen gekoppeld zijn. Ditzelfde geldt voor jouw leidinggevende, ook hij/zij heeft een beperkte inzage en ziet alleen (niet medische) gegevens van medewerkers die onder zijn/haar verantwoordelijkheid vallen.

Welke gegevens over mij worden aan derden verstrekt?

De gesprekken die gevoerd worden tussen jou en jouw Inzetbaarheidsdeskundige en/of werkgever worden opgeslagen in het verzuimsysteem. Deze zijn inzichtelijk voor jouw werkgever en worden niet verstrekt aan derden. In gespreksverslagen wordt conform de wet nooit gesproken over gezondheidsgegevens of andere medische gegevens. Wij spreken hierin enkel over functie-, uren belasting en/of beperking.

Indien het noodzakelijk is om een interventie te starten waarbij inzage in jouw huidige (medische) situatie gewenst is, vragen wij een machtiging aan je. Met deze machtiging geef je toestemming voor het uitwisselen van (medische) gegevens tussen twee specialisten. Bijvoorbeeld de inzetbaarheidsdeskundige, bedrijfsarts en de specialist die de interventie uit gaat voeren.
Daarnaast kan jouw werkgever rapportages uitdraaien over het verzuim voor de afdelingen en/of bedrijfsonderdelen waarvoor hij/zij geautoriseerd is. Dit zijn statistische gegevens over het verzuim en zijn niet te herleiden naar jouw oorzaak van verzuim.

Hoe kan ik de informatie over mijzelf inzien?

Je kunt te allen tijde de informatie over jezelf inzien, door het opvragen van jouw dossier bij GOED. Zo kun je tevens nagaan aan wie er gegevens over jou zijn verstrekt. Hiervoor dien je een schriftelijk verzoek in bij GOED met hierin het verzoek tot overdracht van jouw verzuimdossier. Ook heb je het recht de gegevens te laten corrigeren, beperken of verwijderen en kan je bezwaar maken tegen de verwerking. GOED draagt zorg voor het verzamelen van jouw gegevens en zal deze na ontvangst van je schriftelijke verzoek per aangetekende post naar je verzenden.

Het is alleen mogelijk om informatie over het eigen verzuim in te zien, niet over het verzuim van anderen. Van alle medewerkers borgen wij op één en dezelfde manier hun privacy, en dat is GOED.

Meer weten?

Als je meer wilt weten, kun je ons privacyreglement lezen of contact opnemen met GOED.