Tips voor werkgevers en medewerkers

Het coronavirus zorgt voor nieuwe uitdagingen bij veel organisaties. Om verspreiding van het virus te voorkomen, werken zoveel mogelijk mensen voorlopig noodgedwongen vanuit huis. Dit levert zowel kansen als gevaren op. Want wat is er eigenlijk nodig voor een optimale thuiswerksituatie? Hoe zorg je ervoor dat medewerkers gezond en succesvol blijven presteren? GOED deelt tips om mensen en organisaties aan te zetten tot inzet!

Als innovatieve arbodienst zien wij het als onze missie om in deze tijden ondersteuning te bieden bij een duurzame en optimale inzet van medewerkers. Deze situatie vraagt om flexibiliteit van zowel werkgever als werknemer. Dat medewerkers nu massaal thuiswerken vanwege het coronavirus is een bijzondere situatie. De zorgplicht van de werkgever blijft hier van belang.

Thuiswerken vergt voor de één minder aanpassingen dan voor de ander. Wat kun je als werkgever hierin voor medewerkers betekenen? Wat is er nodig als medewerkers vanuit huis, doorgaans langer dan twee uur per dag, achter een beeldscherm werken? Hiervoor gelden bepalingen uit de Arbeidsomstandighedenwet. 

Aandachtspunten voor de werkgever:

  1. Iedere thuissituatie is anders en iedereen gaat er anders mee om. Ga daarom het gesprek aan met je medewerkers en onderzoek samen wat wél en niet kan. Maak heldere afspraken over wat van je medewerkers verwacht wordt en communiceer hierover.
  2. Informeer je medewerkers over de vereisten van een goede thuiswerkplek. Denk hierbij ook aan de juiste houding en motiveer hen voldoende te bewegen tussen het werk door. Deel de tips om het thuiswerken zo gezond en veilig mogelijk te maken.
  3. Accepteer als werkgever dat het werk op een andere manier gebeurt en straal vertrouwen uit. Medewerkers kunnen wellicht niet (volledig) in de traditionele uren werken. Sta daarom open voor flexibele werktijden en vraag je medewerkers om zelf met oplossingen te komen. Maak afspraken over resultaten van het werk die haalbaar zijn.
  4. Onderzoek wat nodig is om de thuiswerkplek zo in te richten dat je medewerkers hun werk zo GOED mogelijk kunnen blijven doen. Met als uitgangspunt de richtlijnen van de Arbowetgeving. Stel waar mogelijk (extra) hardware en/of software beschikbaar voor medewerkers (denk hierbij aan een laptop, extra beeldscherm, los toetsenbord, een ergonomische bureaustoel en software om vertrouwde gegevens te delen of video-conferencing mogelijk te maken).

Photo by 🇨🇭 Claudio Schwarz | @purzlbaum on Unsplash

Aandachtspunten voor de medewerker:

Gedwongen thuiswerken brengt nieuwe uitdagingen met zich mee. De grenzen tussen privé en werk vervagen. Waar de een de luxe heeft van een aparte werkkamer, werkt de ander waar normaal gesproken geleefd wordt. Een korte tijd met een laptop aan de keukentafel of  op de bank is geen probleem. Naarmate de duur van de werkzaamheden toeneemt is het wel belangrijk om hier kritischer naar te kijken. Voor het structureel meer dan 2 uur werken achter een scherm is de Arbeidsomstandighedenwet van toepassing. Onderstaande tips helpen om het thuiswerken zo optimaal mogelijk te maken. Doe er je voordeel mee!

Creëer een aparte werkplek

Zorg voor een vaste werkplek, zo houd je werk en privé zo veel mogelijk gescheiden. Is er geen aparte ruimte beschikbaar, dan kun je dit zelf creëren door bijvoorbeeld altijd op dezelfde plek te werken. Op een GOEDe werkplek is een bureau minimaal 80 cm diep en 140 cm breed. Zorg daarbij voor een goede lichtinval ten opzichte van het scherm.

Goede faciliteiten en instellingen

Voorkom fysieke klachten door gebruik te maken van de juiste faciliteiten. Bij beeldschermwerk is het belangrijk dat de zithouding optimaal is. Zorg voor een instelbaar bureau of bureaustoel en controleer zelf de juiste instellingen (zie de afbeelding hieronder). Extra informatie over zithouding, rug- en armleuningen en laptop gebruik.

Maak afspraken met je huisgenoten

De kans is aanwezig dat je samen thuis aan het werk bent of dat kinderen thuis les krijgen. Werken met kinderen in huis kan een grote uitdaging zijn. Afspraken die hierbij kunnen helpen, zijn:

  • Maak een dagplanning met een duidelijke structuur
  • Plan gezamenlijke pauzes en ontspanmomenten
  • Zorg voor een eigen werkplek voor alle huisgenoten

Ontwikkel een nieuwe routine

Mensen zijn gebaat bij vaste routines. Nu de situatie volledig veranderd is, is het waardevol om nieuwe routines te ontwikkelen. Zoek naar nieuwe manieren om de werkdag te starten en af te ronden. Begin bijvoorbeeld met een gezamenlijke dagstart met collega’s, plan vaste pauzemomenten of bedenk een afsluiting voor de dag. Dit zorgt voor rust en regelmaat, blijvende productiviteit en een gezonde balans. Houd zoveel mogelijk dagelijks dezelfde thuiswerkroutine aan.

Communiceer met collega’s

Contact met collega’s gaat vanuit huis anders dan op de werkvloer. Het is belangrijk om contact te houden om elkaar zowel zakelijk als privé te kunnen ondersteunen. Vind met elkaar een manier om te communiceren en maak afspraken over bereikbaarheid. Korte communicatielijnen zijn bevorderlijk voor een effectieve besluitvorming. Daarnaast voorkom je hiermee dat er afstand ontstaat tussen jou en je collega’s. Spreek af op welke manier collega’s met elkaar communiceren en maak hierbij gebruik van diverse communicatiemogelijkheden, zoals telefoon, e-mail en online meetings in bijvoorbeeld Skype, Teams, Zoom of WebEx. Plan ook sociale momenten met elkaar, zoals bijvoorbeeld een online vrijdag-middag-borrel.

Neem pauze en beweeg

Lang achter een beeldscherm zitten kan nadelige gevolgen hebben voor de gezondheid. Daarnaast is het belangrijk om pauzes in te lassen tijdens werk. Dit zorgt voor een gezonde energiebalans en een hogere productiviteit. Tips om werk en ontspanning te combineren:

  • Na 1,5 uur zitten: 10 minuten bewegen. Ga even staan of loop een rondje
  • Wissel regelmatig het beeldschermwerk af met andere werkzaamheden
  • Sta of loop tijdens een telefoongesprek
  • Haal regelmatig zelf wat te drinken
  • Wissel het werk af met een (online) spelletje tussendoor
  • Maak eens een lange lunchwandeling

Blijf positief

Niemand weet hoe lang deze situatie gaat duren. Een positieve blik is altijd helpend. Focus je op de leuke dingen van het thuiswerken en maak er samen het beste van.

Kijk voor meer informatie op:
Arbeidsomstandighedenbesluit
Arbeidsomstandighedenregeling

Arboregels bij thuiswerken
Artikel op website van MKB Servicedesk

Tijd- en plaats onafhankelijk werken
Info op Arboportaal

Bron: Arbo-online
Met dank aan:
Peter Kanters, Senior Consultant / gecertificeerd Arbeidshygiënist
Cees van Zwam MSc., Arbeidshygiënist /Consultant Arbo Management en –zorg